做工作流系统的人, 往往分不清哪些应该是软件做的, 哪些是实际发生的. 首先必须明确的是, 工作流系统必须是一个记录器, 只负责记录发生了哪些事件. 其次, 工作流不是一个工业自动化控制系统, 它不应该去控制机械设备的运行.
从逻辑上说, 流程是动作及其动作之间联系的集合. 动作分为系统动作了业务动作. 记录文字在本子上就是一种系统动作, 审核人登录软件系统点击一个按钮也是一种系统动作. 运送货物是一种业务动作.
工作流系统只关心系统动作, 所以必须将业务中的业务动作转换为系统动作的表示. 如前面举的运送货物的例子, 应该分解为"开始运送"和"结束运送", 这样, 才能在工作流系统中体现. 工作流系统只记录运送什么时候开始, 什么时候结束, 而不是去控制汽车运送货物.
基于工作流系统分析一个业务流程时, 除了分析业务流程本身, 还要分析它在软件系统中会对应多少个页面.